„Shit, ich finde die Information nicht mehr, wo hatte ich das nochmal notiert?“

Warst du auch schonmal in dieser Situation?

Das Hirn rattert: „Wo hatte ich das nochmal aufgeschrieben? In Asana, in Google Keep, in einer Mail, in Slack, in einem Google Doc oder einer Tabelle, in Evernote, WhatApp oder vielleicht auf einem Zettel?“

In dieser Situation befand ich mich immer wieder. Wichtige Informationen, Gesprächsnotizen Tipps, Links habe ich „mal schnell“ notiert und wenn ich sie wieder gebraucht habe, habe ich sie nicht gefunden. 

Ich hatte über lange Zeit viele Ideen für mein Notizsystem. Habe diverse Software inkl. ausufernden Ordnerstrukturen ausprobiert. Nach einiger Zeit habe ich dann wieder auf ein neues, vielversprechenderes System gewechselt.

Leider war all das nicht zielführend, denn irgendwann hatte ich verschiedene Notizen in verschiedenen Systemen und fand auch nichts so schnell wieder.

Das musste sich wirklich ändern!

Mein Zeil war ein einfaches, simples System, was auf jedem meiner Geräte funktioniert.

Nach viel Recherche in Büchern, auf Youtube und in Gesprächen mit organisierten Menschen habe ich erkannt, dass es nicht auf die Software ankommt, sondern auf das eigentliche System und den Umgang damit. Nun mache ich all das mit  Apple Notes (Apple Notizen). Und es ist wirklich sehr simple.

Keep it simple stupid

Ich habe eine Ordner Struktur mit nur 5 Ordnern auf der oberen Ebene, um alles sehr übersichlich zu halten. Diese Struktur habe ich mir von Tiago Fortes Buch „Building A Second Brain“ ausgeliehen.

Die Ordner sind wie folgt benannt:

Notizen (dieser Ordner ist vom System vorgegeben)

[1] Projects

[2] Areas

[3] Resources

[4] Archive

Was kommt wo rein?

Notizen

Alle neuen oder schnellen Notizen landen hier. Von dem Ordner aus werden sie wegsortiert.

[1] Projects

Hier haben Notizen ein Zuhause, die zu einem Projekt gehören, welches ein Enddatum hat. 

Beispiele: Weihnachtsgeschenke für das aktuelle Jahr, Planung einer Party, Notizen eines Networking Events oder Workshops.

[2] Areas

In diesem Bereich notiere ich alles, was „immer da“ ist. 

Beispiele: Steuern, Krankenversicherung, Wohnung / Haus, Eltern, Haustiere usw.

[3] Resources

Für mich der wichtigste Part dieses Systems. Hier kommen Informationen rein, die ich in der Zukunft noch benötigen werde. 

Beispiele: Links, Buchtipps, Filmtipps, Zitate, interessante Themen.

[4] Archive

Ins Archiv kommen alle Notizen, die ich in den anderen Sektionen nicht mehr benötige.

Beispiele: Notizen aus Projekte, die beendet sind.

Notiz-Organisation

Übersicht

Alle Notizen bekommen eine aussagekräftige Überschrift. Zum Beispiel: SEO-Tipps, Steuerberater, Bangkok Tipps, Geschenkideen, Investment Regeln usw.

Bei manchen Notizen hilft es das Jahr oder Jahr & Monat hinzuzufügen. Beispiel: „2021-03 Mallorca-Reise“

Ordnerstruktur

In Apple Notizen kann man Unterordner generieren. Dies mache ich zum Beispiel in [4] Archive. Als Unterordner erscheinen da meine Firmen, „punktbar“, „Aroi“, wie auch „Privat“. Da ich eine bestimmte Reihenfolge bei diesen Unterordnern haben möchte setze ich eine Nummerierung vor den Namen. Das Archiv trägt die 4 schon im Ordner auf der oberen Ebene. Der erste Unterordner heißt bei mir dann „4.1 punktbar“. 

Bei den Unterordnern achte ich darauf, dass ich nicht zu viele generiere, sonst wird es unübersichtlich.

Hashtags

Als Filter können Hashtags dienen. Einfach vor ein Wort ein # ohne Leerzeichen einfügen und schon findet man in der Linken Spalte unter der Ordnerliste alle Hashtags, die verwendet wurden. 

Weitere Vorteile des Notiz Systems mit Apple Notes

Verlinkungen

Seit dem letzten Update (September 2023) kann Apple Notizen innerhalb von Notizen auf andere Einträge verlinken. Dafür einfach ein Wort oder mehrere markieren und das Link-Symbol klicken. Hier können nun Hyperlinks zu Webseiten eingefügt werden oder auch der Name einer anderen Notiz eingegeben werden. Sobald man eine Notiz auswählt und bestätigt, wird diese verlinkt.

Journal

Mein tägliches Journal schreibe ich ebenfalls nun in Apple Notizen. Unter [3] Resources habe ich dazu einen Ordner mit dem Namen „Journal“ erstellt. Hier kommen all diese Einträge rein.

Diese Einträge bekommen als Überschrift das Tagesdatum in diesem Format „YYYY-MM-DD STICHWORT“. 

Das Stichwort kann zum Beispiel ein Konzert- oder Urlaubsort sein. Falls mir kein passendes Stichwort einfällt, lasse ich dies einfach weg. 

Beispiele

• Mit Stichwort: „2023-10-22 DCBKK2023, Bangkok“
• Ohne Stichwort: „2032-10-26“ 

Die Erstellung meiner Journal-Einträge habe ich über die iOS App Shortcuts (Kurzbefehle) automatisiert. Mehr dazu in diesem Eintrag.

Zusammenfassung

Für mich ist Apple Notizen die einfachste und schnellste Lösung für ein simples Notiz-System. Egal, ob es tägliche Gedanken, Meeting Notizen, Ideen, Brainstorming, Journal-Einträge oder kreative Gedanken sind. 

Alles kommt hier rein und alles ist hier zu finden. Auf jedem meiner Geräte.